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我是总裁助理 首要的是悟性和默契
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  在很多人眼里,总裁助理是一个炫目的职位,行使着等同于总裁的职权;

  在另一些人眼里,总裁助理只是秘书的另一种称呼,执行的是繁琐的日常事务……

  这是一个特殊的职位,是总裁视觉、触觉和嗅觉的延伸,却没有明确的职责范围;这是一个特殊的人群,做着大量不为人知却意义重大的工作。透过“总裁助理”的光环,我们可以看到“助理”的实质,同样也可以感觉到“总裁”的高度。

  在总助的位置上茁壮成长

  柴寿昌 北京汇源饮料食品集团公司总裁助理

  总裁助理是做什么的?就是协助老板做一些集团重要的事情,帮助老板处理公司集团经营管理中大的事情。企业做大了,社会活动特别多,老板一个人应付不过来,就由相应的助理来分担。我们老板有各方面的助理,如财务助理,主要协助老总在公司财务方面的工作,我本人主要负责公关、宣传、对外联络、项目合作等工作。汇源有一个投资5亿元开发三峡地区柑桔资源的项目,这个项目就是我代替老板跟着国务院三峡办的考察团在库区考察的。当时老板在国外,我把情况详细向老板做了汇报。老板很感兴趣,进一步考察之后定下了这个项目。在我的工作中,代老板参与的事还有很多。

  我认为要做一个称职的总裁助理,首先一定要反应快、思维敏捷、动作快。比如老板下午要去参加一个重要的会议,需要写一个发言稿,通知你的时候已经是中午了。你要弄清楚会议背景,选好角度,还要和会议精神相吻合,写好后还要给老板留出审阅的时间。这就要求你必须在很短的时间内完成。

  此外,很重要的一点是工作要有激情,也就是要做所谓的“工作狂”。工作是要求效率的,没有激情的工作是没有效率的。我的老板算一个工作狂,一年基本上没有什么节假日,而且工作起来非常认真、务实、敬业。跟随了这样一个好老板,如果没有激情去投入工作,肯定是做不好的。

  另外就是工作要有计划性,特别是要细心。我从工作开始就坚持每天写工作日志。在汇源工作了6年,每一天的工作我都有记录,这样不仅自己工作起来非常方便,而且还能在需要的时候帮助自己解决很多困难和问题。

  总裁助理的事务多,所处的环境也比较复杂,除了要协助总裁处理好与外部的一些关系外,对内的协调也是至关重要的,很多助理都觉得内部关系的处理更难。其实,这有一个心态的问题,处理好了也不难。大家都是在企业里做,不管职务高低、薪酬多少,在人格上都是自由平等的,在公司都是公对公的问题。作为助理,在内部关系上学会平衡是很重要的。在老板身边做事,要把好处成绩让给别人,工作出问题了,尤其是经验不足的新员工出了问题,过错要往自己身上揽,这样员工就会拥护你。在员工之间要有群众基础,这是第一位的。老板的眼睛是明亮的,谁有多大能力老板心里最清楚。

  30岁出头,总裁助理,这样的身份似乎很值得骄傲了。但你不能骄傲,不管你在什么位置上,都要有自己的发展目标。我想再在企业做3到5年,就可能结束这种打工的生涯,自己去做一番事业,将来肯定要有一块属于自己的天地。而且可以肯定的是,做总裁助理这段经历,将是一笔非常宝贵的财富。

  首要的是悟性和默契

  卫亚军 263网络集团总裁助理

  一般情况下,总裁助理都是很年轻的,这可能与有些单位把这一职位与秘书工作没有完全分开有关。因为比较年长的老板需要他们的年轻活力和知识结构来弥补。一般情况下,IT企业的员工都是年青人,总裁助理更是青年才俊。这两种一般情况都不适用于我。我是IT企业的员工,我是总裁助理,但我已年过不惑(263网络集团老板李小龙37岁,比我小)。

  不错,新兴行业的企业往往是以年轻人为主体的,这些年轻人出色、能干、激情澎湃, 但有时候也往往容易犯虎头蛇尾、遇事考虑不太周全的小毛病。也许正是这种特点使担当总裁助理角色的人相对来说应该具备比较丰富的阅历和比较老成持重的特点。但是,老成持重不等于思想僵化,作为IT企业的总裁助理,你的思维应该活跃,应该和其他同事同步。

  可以这样说,给李小龙这样的人物当助理是件很不容易的事。这不仅仅因为他同时是CEO和董事长,更因为他是这个行业里少有的成功人士。他曾成功地创办在国内寻呼业排名前四名的海诚寻呼;他创办的263是全球最先发明并应用“主叫计费”,是全球唯一一个当年收回全部投资的网络企业……给这样的人做助理,应该说是件非常难的事。因为,作为总裁助理,你不是管技术的副总,但也不是秘书。你绝对不能满足于完成领导交给你的任务,而要去完成领导要做而没有精力去做的事情,包括一些他还不知道,但他会认为应该做的事。

  结合我自己的实际,我认为总裁助理工作的特点是:一,要做的事情往往是不能提前有时间去学习和研究的,很多都是事先难以预料的。如果总是等领导下命令才去做,就等于自己认为自己是秘书了;二,总裁助理的工作不能靠定性和定量去评价,而应该是“原始地”凭良心去做事;三,虽然在老板身边做事,但要明白什么应该知道,什么不应该知道;四,没有严格的工作范围和工作量的要求。

  做总裁助理需要良好的交往和沟通能力、协调能力,还要具备比较丰富的阅历。同时,和老板相处要有悟性和默契。要明白你做的工作都是助力而不是阻力,要明白什么可为,什么不可为。通俗点说,就是你能不能把老板琢磨透。

  当然,不能因为老板随和、信任你就不讲究沟通的方式方法。我们公司有一些人敢和老板当面发生争吵,但我不能。因为这些人是和李小龙一起打天下的人,他们之间的争吵全是为了工作,彼此间非常了解。而我则不会这样,因为我知道,我是他的助理,我的责任是帮他做好一些工作。我有个优势,我是学中文出身的,语言表达能力比较强,还有个优势是打字特别快,和老板意见相左的时候,就回到我的办公室,很快把我的观点用书面形式表达得非常清楚。李小龙看到后,只要认为我对,就会给我空间去实施我的观点。

  不过,李小龙很少具体过问我的工作。他总是说:“我让你做这方面的事情就是说在这些方面你比我长,我信任你。”这反过来对我也是一种压力,作为一个比老板年长的人,作为他的助理,在所有的问题上都必须谨慎,否则,就会失去老板的信任。我是打定主意要做职业经理人的,要做好职业经理人,就要对自己时刻严格要求,要知道一个老板不会时时考验你,但肯定是要在某个时候来考验你的。

  找准做总裁助理的感觉

  李伯彤 美国斯马卡特(亚洲)公司总裁助理

  总裁助理与总裁的关系有点微妙,有点像上下级关系,也有点像幕僚关系,这里的关键是要找准自己的位置,并随时进行心态调整。做好总裁助理也是一门学问。一个有太大权力欲望的人做不好总裁助理,他很可能把“总裁助理”做成“总裁”;一个没有权力欲的人同样做不好总裁助理,他很可能把“总裁助理”做成“助理”。

  既然总裁助理一定程度上的幕僚角色,就决定了这个职位上的人必然有在特定时候影响总裁决策的能力。从商之前,我在国家机关做了十几年,还做过处长,这些经历为做好总裁助理积累了很重要的经验。1997年,斯马卡特刚踏进中国时,在北京站和首都机场上了电子柜,盈利状况很好。当时,刚从国外归来的MBA总裁徐帆认为其它地区的市场也会相当,因此,主张在郑州、合肥、石家庄等地火车站也大量投放。我对这几个地方做了大量调查,发现它们对电子柜的需求并没有想象的那么大,因为人流量大部分由打工仔组成。

  如何说服总裁改变决定?这是总裁助理都会面对的棘手问题,既要维护总裁的权威,又要说服总裁做出实事求是的决定。我决定实话实说,这样才能让总裁的判断建立在准确的事实之上。实话实说是总裁助理最重要的品质,如何说,又是总裁助理最重要的语言和思维技巧。我先把自己的市场调研如实向总裁作了汇报,看徐帆还有些犹豫,我又建议不妨先上一部分试试,温和委婉却又绝不妥协。徐帆最终接受了建议,砍掉了部分柜子。事实证明我的坚持是正确的。

  总裁助理首先要取信于总裁,要慢慢建立起双方相互诚信的感觉。但绝不能因为与总裁的私交影响总裁的决策。这个分寸一定要掌握好。我和徐帆工作上配合十分默契,虽然没有找到“兄弟般创业”的感觉,但这并不影响彼此的相互配合。我常常提醒自己是给总裁打工的,这也是职业经理人与创业者普遍存在的问题,我对这个问题有清醒的认识。

  同时总裁助理要善于融通上下,揣摸各种心理。在这个位置上,你要有充分的自信,不要害怕员工的晋升对你的职位构成威胁。

  经常有人问我,以你的聪明才智和丰富的阅历,为什么会甘于一个区区“总裁助理”长达6年之久?总裁也跟我讲过多次,让我做总经理,但我始终没有接受。我自己对职位这种问题看得比较淡。管人不是靠职位、权力这些附加的东西,而是靠心态、方法和管理制度去沟通团队,协调工作。目前,我还兼管着公司的人事、法律、税务方面的工作,“总裁助理” 这个头衔对于我来说已经足够了。因为公司小的时候,如果架子太大,会助长不扎实的风气。总裁可能做了总经理的工作,总经理可能做了员工的工作,造成分工不明确,反而降低了工作效率,而“总裁助理”的游刃性比较大,可进可退,很有发展空间。

  什么样的总裁助理算是最好的?在我看来,公司不同,总裁不同,总裁助理的标准也有所不同。适宜的就是最好的。一个人最重要的是找准自己的位置,这样才能开心,才能体会到工作的乐趣。在斯马卡特投入地工作了这么多年,我觉得这里很适合我,而我也适宜于斯马卡特,适宜于总裁徐帆。

  (编辑 谢豪英)

  


来源:[商界]
2002年12月2日14:40

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