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【提要】员工永远无法准时完成工作的问题，可能不在于不懂得如何管理时间，而是心理面的因素。最新一期的《哈佛商业评论》中指出，要解决时间控制总是出状况的员工的问题……
你明明已经说过很多次，告诉员工该如何好好管理自己的时间，却还是没有什么效果，拖延的情况不见任何的改善。原因到底出在哪里？管理最常犯的错误，便是错把表面的行为举止视为问题的所在。事实上，外在的行为反映的是内心深层的焦虑或是恐惧，如果没有深入了解员工的内心，解决心理层面的问题，只是不断的去纠正他们的行为，反而会适得其反，让问题更为严重。
其实，员工永远无法准时完成工作的问题，可能不在于不懂得如何管理时间，而是心理面的因素。加州大学安德森（Anderson）商学院教授史蒂芬‧博格莱斯（Steven Berglas）在最新一期的《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）中指出，要解决时间控制总是出状况的员工的问题，不是告诉他们如何有效率的运用时间，而是要了解他们内心的焦虑或是恐惧，设法帮助他们化解这些负面的感受，才能真正的达到效果。
博格莱斯将工作时间造成自己与团队干扰的人分为4大类，并且剖析他们内心的问题、进一步提出应对的建议。
1.先发制人（preemptive）。这类型的员工非常有纪律，对时间斤斤计较。总是要求自己一定要在规定的期限之前完成工作，而且是大幅的提前完成，这样可以让他们觉得所有的事情都在自己的掌控当中。
他们不喜欢混乱、不确定、或是自己无法掌控的事情，但也因此缺乏弹性，更不喜欢团队合作的方式，因为这样有太多不确定的因素，会让他们很没有安全感。他们的眼里永远只有自己，往往不顾其它人的感受或是团队的需求。而且，提早完成工作的行为，也会引来同事的不满，认为这是他们用来邀功、拍马屁的计谋。
面对这类型的员工，最好的方式就是让他们直接面对内心对于混乱或不确定的恐惧。你可以让他担任某个项目或是工作小组的领导人，学习如何为别人承担责任、顾虑到他人的需求，如何接受不在预期范围内、来自其它人的要求，让他们变得更有弹性。
2.讨好别人（people pleaser）。这些人对于他人的要求常常是来者不拒，因此严重耽误了自己的工作进度。这类型的员工缺乏自信，希望能够做得更多，赢得别人的肯定、受到喜爱。然而，虽然表面上答应别人的要求，长期下来心里却累积了许多的不满。最常见的情况就是进行跨部门的项目时，这类型的员工常常不懂得拒绝来自其它部门的要求，做了太多不是自己份内的工作。
对于主管来说，必须时常注意这些人的工作情形。一旦发现上述的情形，一方面主动找其他们部门的主管厘清彼此的工作职责；一方面让部属知道这样做是不必要的，他们有权可以拒绝这些不合理的要求，但不需要指责部属。另一方面，你也应该多多给予鼓励或是赞美，增加他们的自信心，这样他们也不需要藉由做得更多，来得到他人的肯定。
3.完美主义（perfectionist）。这些人为了达成心目中完美的标准，总是一再的拖延时间，永远也无法确切回答完成的时间。而且为了追求完美，他们无视于一切的规则或是规矩。完美主义的人认为，必须有非常突出的表现才能成功或是被组织所接受。他们非常害怕被批评，因为他们认为这是对他们个人的否定。所以一定要做到最好，才肯出手。
你可以鼓励他们在完成工作之前，尽量找其它的同事讨论，或是随时随地做进度报告，请主管或是其它人给予一些改进的建议。这样做有两个目的：一方面透过频繁的讨论，让他们学会接受别人的意见，避免产生采取抗拒的心理。另一方面，也可以让他及早做出调整，以免等到最后完成时，结果发现不符合你所要求的，反而挫折感更大。
4.惯性拖延（procrastinator）。这是最常见的时间运用不当的类型。这些人总是习惯拖到最后一刻，才熬夜加班赶进度。惯性拖延的人与完美主义者有一个共同点，对于自己拖延的行为一点也不觉得有错，他们可是有理由的，只是理由各有不同。完美主义者是为了让工作做到最好，达到自己心目中的完美标准。但是惯性拖延的人是因为害怕自己无法达到所要求的标准，害怕因此受到责骂，所以一拖再拖。
面对惯性拖延的人，最好的方式就是消除他们担心做不好的恐惧。主管应事先沟通准时完成工作的重要性，并提醒他们哪些地方因为时间的关系而无法做到最好，可以事后再调整，这样的做法可以减轻他们的心理负担。时间运用不当，其实只是表面的征状，而非真正的问题所在。事实上，在面对员工的任何问题时，都不应只看外在的行为，而是深入了解心理层面的因素，才能对症下药，解决问题。
来源：[哈佛商业评论]
