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中小企业老板也需要个实用的信息系统

BUSINESS.SOHU.COM 2003年12月16日10:01 [ 欧媛 ] 机构:[ 安邦集团 ]
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  ○ 安邦集团研究总部 欧媛

  随着ERP的一股热浪袭过中国大地,企业信息化可谓如火如荼,ERP似乎已经成为了企业管理信息化的代名词,这有点像当年的“商务通”代言掌上电脑的概念。ERP确实是个不错的概念,因为它是先进管理思想的结晶。但是,不到30%的应用成功率,也告诉我们ERP并不是想象中的乌托邦神话。

  我国注册企业中99%以上是中小企业,原本就缺乏资金以及技术实力,客观的内外部环境使老板的决策不能由软件来全部代替。中国企业多年来“人治”的历史证明,中小企业的活力和优势不是规模也不是垄断,而应该是迅速和灵活。如果盲目地紧跟潮流搞信息化,其后果也是可想而知的。有个华南企业抱怨说,“自从使用了国内某厂商的ERP系统,随着业务深入问题就出来了,反映给软件实施方,只好不断地打补丁……以客户出现问题的痛苦推动新版本的升级,我们……感觉沦为试验田!”

  中小企业信息化需要的是实用

  笔者在此要提醒这些中小企业的是:企业信息化,实用才是硬道理。中小企业的发展速度通常是迅速的,计划赶不上变化,固化的信息系统通常难以适应企业发展的需要。那么,什么才算是真正实用呢?

  首先,信息系统要面向企业的管理问题,这是信息系统的最根本目的所在。如果不能解决根本问题,那只能是最后谁都不愿意玩的电脑游戏。举个例子来说,一个企业老板感觉在作决策时无信息可用,分析之后认为是所得到的信息不够实时,就决定下血本一个劲儿地升级自己的ERP,从8.0升级到9.0,甚至刚出来个RTE(实时企业)套件,为了赶时髦,还继续升,无形中使企业脱了几层皮。但是,问题解决了吗?没有。ERP实际上只是一个业务系统,在它越趋实时的同时,企业老板面对的却是呈几何级数增长的庞大信息量。最后,这家企业老板仍旧感觉无信息可用。为什么会出现这种情况?最后这家企业请咨询公司诊断后发现,原来对于老板来说,这家企业不是没有信息可用,而是信息太多了,就像互联网一样,太多了,以至于面对如此众多而零乱散落的报表,企业老板怎么可能像这个业务层的“实时”系统一样“实时”地判断出企业的状况,“实时”地进行应对呢?其实,ERP提供给企业的是庞杂的业务数据。国外的研究表明,数字信息在战略信息中占的比重只有5%,而这位老板把ERP当成了自己主要的信息来源,这也是他觉得无信息可用的重要原因。这个时候,企业需要的不是ERP的升级,而是专为老板设计使用的战略信息系统,为他提供富有针对性的竞争、业务及管理信息。由此可见,面向企业问题,应该成为企业选择信息系统的一个重要原则。

  其次,信息系统要简单易用、因人而异,也就是要人性化。信息系统应该像电脑游戏。电脑游戏之所以吸引人,娱乐性只是一方面,更重要的是,人们可以利用有限的几个键甚至只是用一下鼠标就可以操纵一个人的一生、一个国家的命运甚至整个宇宙。信息系统也应该给人这个感觉,只需要有效的几个键或者轻轻点击鼠标就可以操纵一块业务甚至整个企业。它应该简单易用。另一方面,不同的人喜欢不同的游戏,信息系统也是如此,一种信息系统不可能对企业任何职位的人都适用。还是拿ERP来说,它很大程度上实现了业务操作的自动化,确实简化和替代了业务层面的工作。对于普通的业务员而言,他只需要关注其中的某个模块就可以了,操作只是固定的那几步,但是对于企业老板又是怎样呢?难道他为了找到决策所需的数据,而去熟悉几乎所有ERP模块流程吗?每天不管有用的、没用的,密密麻麻的数字都在老板面前,这样的系统老板会愿意一直用下去吗?人性化的系统并不是像一般意义上所认为的:只要你要求的,系统就可以提供,而应该是只要打开电脑,登录系统,就知道企业面临着怎样的危机,知道企业的市场、价格、竞争者等又有了什么新的变化,知道自己可以怎么去应对……

  中小企业问题的解决之道——从战略层次规范企业

  对于中小企业的信息化道路,笔者认为,中小企业应首先认识到自身存在的问题。中小企业的创业初期,在准家族式管理模式和感情纽带的维系下,团队成员同舟共济,群策群力,经过努力奋斗与拼搏才得以立足。但随着企业的发展和组织的膨胀,企业容易产生各种各样的问题,如官僚化倾向、失却创业激情、组织分化、管理失控等等。总而言之,职责不明、流程不清、绩效考核不利、激励体制欠缺等管理不规范问题,是制约中小企业发展的普遍问题。

  如果企业认为这类问题是最亟待解决的问题,那么我们就必须要认识到,这些问题首先是属于企业的管理战略问题,是涉及到种种抉择的问题,其次才属于业务流程问题。如人才问题的解决,但单靠规范的流程能实现吗?恐怕更加需要的是正确的人才战略抉择,而在这种战略选择下确定的人力资源管理流程规范,是用于保证这种战略实现的执行手段。我们很难想象,在人才战略发生了调整的情况下,我们的执行手段会不发生变化吗?

  既然,种种的不规范问题是中小企业面临的普遍问题,而企业的规范化又首先要解决企业的管理战略问题,那么,中小企业在进行信息化建设时,立足于从战略层级解决企业的规范化问题,才是明智之举。

  用SIS来提高管理规范性

  笔者建议,中小企业可以采取战略信息系统+业务信息系统的模式,来从战略层次提高管理规范性。战略信息系统(Strategic Information System,SIS)是专为企业决策层设计的面向问题的信息系统,它通过人性化的“人机人”方式设计、战略信息资源规划设计,来增强决策者的决策水平与控制能力,通过内置在系统中的信息体制设计,实现中小企业的规范化管理,保障企业的正常运作与长足发展。业务信息系统每天实时地传送必要的业务数据给SIS,这些业务数据经过自动及人工处理之后,可转换为战略信息系统中的有效信息。比如对于报表来说,决策者最后看到的,也许只是从成千上万条业务报表数据中,经过战略数据筛选后的几个关键数据而已,这就为决策者节省下来大量的时间来关注战略信息系统中的外部市场环境变化信息,关注企业发展战略问题的相关信息。战略信息系统更为人性化的表现在于,系统通过可调整的预警条件设置、自动提示等功能,使决策者对企业面临的市场环境变化风险,能够更为敏感;战略信息系统更能通过可调整的系统内部游戏规则(工作、业务流程等)设置,来提高企业决策、管理等各方面的规范性。

  中小企业“麻雀虽小,五脏俱全”,他们的需求并不因为企业的规模小就比大中型企业或集团简单多少,作为中小企业的老板,同样也需要一套实用的信息系统,在战略层次上使决策、管理更为规范化和科学化。

  (作者系安邦集团研究总部助理咨询师)



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