沟通日记：一封邮件引发的会议

　　我们常常以自我为中心，看问题时总是“我以为”，带着有色眼镜去看事物。如果不以客观事物为依据，那么一切都将停留在表面，对解决问题无益。沟通，需要抛弃幻想幻象，以事实为基础进行交流

　　身处电子消费品行业的公司，财务与业务如何有机结合是一个课题。

部门间的工作矛盾每天都有发生，有时解决得好，有时则处理得不理想，其中，沟通的因素占据很大成份。

　　先入为主

　　“五一”加班时，由于信息的缺失，导致采购方面会计核算无法顺利进行。一想到采购部门只顾自身到料而不管业务后端的情况，心中便火冒三丈，随即以激动的心情拟就一封邮件。

　　邮件内容多是对采购部门的指责，如“我们目前最简单的单据收集都是问题，竟需要供应商来提供，这意味着自身管理能力低；如果我们习惯于此，说明这个管理团队已经丧失了积极性和敏感性。”。

　　同时，邮件也述及了相关的规范建议，如“采购员除对物料实物跟踪外，更重要的是对所负责订单整体信息的跟踪和维护，包含订单的种类（加工还是采购）、订单的价格、来料信息的准确性、订单的完结（是否超单）等所有信息以及对供应商的考核，如送货的准确及时性、单据的完整准确”，等等。

　　当然，其中也免不了发泄一番，如“好的制度，可以让坏人变好，不好的制度，可以让好人变坏。现在我们处理的是这个制度问题，如果制度确定了，操作人员不去执行，那就是态度问题，阻碍公司发展就只能被搬掉了。”

　　当然，冷静下来之后，并未将此言辞激烈的邮件广泛发出，只是给了采购部长、财务部长和总经理。因为有三个方面的担心，一是如果自己一家之言导致回复的更过激情形，从而影响面过大，局面就难以收拾；二是如果公司管理层面没有一致意见，那么对于事情的解决是没有利处的；三是思维的分歧不宜扩大到执行层面，将矛盾解决在未爆发的阶段。

　　发送完邮件，已近半夜零点。自忖自慰，至少在天时和地利上占了先机，毕竟大家都在玩乐，而我在工作。

　　由远及近

　　第二天，早早来到办公室，忐忑地打开邮箱，不知道性格中偏于火爆的采购部长会如何回复。恰巧网络故障，更增添几分紧张。费力打开后，回复的邮件里只有几个符号“...!!”

　　对此，不追随时尚的自己有些百思不得其解，于是回复一封邮件。

　　内容方面，首先是提出问题：“没明白这几个标点符号的意思？？？” 。然后，为了证明一切从公出发，强调自己的公心，指出：“好的制度，可以让坏人干不了坏事；不好的制度，可以让好人变坏。我相信这些都是因为我们的制度原因导致的，相信大家都愿意做好，只是做好的标准没有统一，造成了认知的差异，而非故意去捣乱。”

　　其实，沟通中多说几句和少说几句，有时效果是截然不同的。

　　第三天，收到总经理回复邮件。内容是要求与采购部长一起，安排两个部门（财务部与采购部）开一个会；同时，总经理强调：“前提是就事论事，互相体谅对方的困难，充分沟通，不要偏激，并希望你们头和尾两个部门的配合能够成为其他部门工作配合的栺模。”

　　对于自己，这封邮件无异于一颗定心丸。有时，在解决矛盾的沟通过程中，有了总经理的表态，事情往往就会好处理得多。

　　第四天，找机会与总经理谈论业务。据总经理介绍，在看到采购部长回复的邮件时，也感觉莫名其妙，于是与其进行了严肃的谈话；在从工作谈到职业发展的谈话期间，采购部长因为工作压力等问题而数次落泪，总经理希望她能在解决不断出现的问题的过程中得到提升。于是，有了第三方（总经理）的协调，双方的出发点就很容易趋向一致，未来的沟通也会变得顺利。

　　恰逢当天总经理生日，晚上大家去饭店庆贺。席间，采购部长借酒兴对我坦诚了一些想法，很谦虚的说，是自己的思想瓶颈导致工作不力。于是，我变得无言以对，因为这与预想中对方的火爆表现截然相反。

　　可见，在沟通中，我在思想上犯了先入为主的错误。至今，我还为当晚自己顾忌面子没能表示歉意而愧疚，在相互平等的沟通中，我已经输了一步。

　　和风细雨

　　于是，我开始反思。毕竟，对于同一件事情，人人都有自己的看法，对全局尤其是人心的掌控能力恰恰是我的弱项。

　　定好会议日期后，给所有相关的同事发了邮件。这时，邮件内容侧重于以换位思考的方式提出会议议题，不是站在财务的角度或者采购的立场上，而是从整个采购大流程的层面去提出问题，并恳请大家针对如何完善业务进行思考。

　　会议进行时，由于采购会计迟到，我借题发挥地指出，会议通知是基于大家共同认识的基础上，也就是说会议通知不会有认识误差；既然这个规则已经制定了，而采购会计还是姗姗来迟，因为一个人浪费了全部人的十分钟，这是不遵守规则产生的后果。

　　接下来，由对自己部门人员的不庇护，再将问题延伸到工作上。这时，我尽量让言语简单轻松，避免深奥的专业术语和理论知识。比如，说到工作的协调性，先肯定大家工作的努力；然后跳出岗位看问题，从整个大采购链条来分析。同时，运用了一个比喻，一件非常好的上衣和一件非常好的下衣，搭配起来并不一定协调，流程也是如此，藉此说明不仅要发挥自己的优点，还需要注意对上下游环节的关注。

　　然后，轮到采购部门。在采购人员简要介绍了自己的工作后，采购部长解释说，采购人员往往同时接着几个电话，而且每个电话都是紧急的事情，要么催对方，要么被对方催，在这种高压下始终保持一种紧绷的神经，从而影响了部门间的沟通。看来，情况已经清晰了，大家达成共识，相互间应该在不是紧急的状况下进行沟通。

　　于是，与此类似，诸如采购是否要和仓库对账等相关问题，也于会上得到相互的理解，并在此基础上探讨了解决方案。

　　至于常规业务中采购单没有订单号、订单号错误、没有编码、编码错误等问题，不得不承认较之以往来讲，目前已经有了很大改观。同时，采购在对外沟通中确实在竭尽全力去要求供应商，然而财务在后端只是看到一个结果就归咎于采购，使我体会到眼光的局限性会导致自身看法的缺陷。

　　事实证明，会议过程中任何一个问题的提出，都伴随着数个解决方案的产生，事先所担心的被伶牙俐齿的采购人员围攻并未发生。随着沟通逐渐深入，财务与采购人员都有一种豁然开朗的感觉，大家一起坦率地表达自己的观点，全面剖析业务出现的问题，合理探讨解决办法。

　　雨过天晴

　　浮躁过后，一切归于平静。尽管没有遭遇预想的暴风雨，我的心灵却经历了一次洗礼。

　　横看成岭侧成峰，远近高低各不同。角度不同，眼中的风景也不会一样。所以，沟通需要的是静心去倾听，然后去找寻共同点。

　　我们常常以自我为中心，看问题时总是“我以为”，带着自己思维的有色眼镜去看事物。如果不以客观事物为依据，那么一切都将停留在表面，对解决问题无益。沟通，需要抛弃幻想幻象，以事实为基础进行交流。

　　不管主动也好，被动也罢，良好的沟通应该是双赢的结果，所以要有双赢的心态。

　　皆大欢喜就是沟通的最好结局。

　　（作者系深圳市蒙宝实业有限公司财务总监）