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中小企业信息化要选好突破口
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来源:[ 赢周刊 ]

  信息化是中小企业迎接新经济的挑战,大幅提高运作效率、降低运营成本、把握新的商业机会的必由之路。东大阿尔派董事长刘积仁博士认为信息技术是现代企业管理的灵魂,它可以帮助企业进行生产管理、财务管理、资产管理、客户管理,乃至帮助企业进行快速正确地决策。此外,通过运用信息技术还有降低企业生产、管理成本,为用户提供个性化服务等诸多好处。

  中小企业运用IT技术实现信息化改造有许多困难。首先是人才问题,中小企业很难找到一批IT业的高级人才;其次是中小企业管理仍未定型,随着企业的高速成长,变动也很大,而应用软件在企业应用的前提是管理程序化,这二者间形成了一对矛盾,不易解决;再次是目前市场上的中小企业信息化解决方案太昂贵,中小企业承担不起;还有是软件企业对中小企业的后续服务跟不上。所以实现中小企业的信息化要根据自己企业的实际情况选好突破口,从易到难,循序渐进。在恰当的时机做恰当的事,信息化才能成功。

  利用内部网络办公管理自动化

  首先中小企业信息化的目的在于增进信息交流,包括公司内的信息交流,这是通过内部网络连通实现的。现在的企业购买计算机后主要的目的是进行办公,在办公过程中如何实现办公自动化成为企业最先考虑的问题。

  办公自动化系统经历了三个发展阶段,第一是实现个体工作自动化,以个人电脑和办公套件为主要特征,第二是实现工作流程自动化,以网络为中心,以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象。它有利于在企业内部建立通信基础平台,不仅提高了办公的效率,减少了扯皮和内耗,还增强了系统的安全性。第三阶段以知识管理为核心,其目的在于达到整个企业的最终目标,这就需要依靠先进的管理思想和方法。

  办公管理系统的三个发展阶段中完成了两个飞跃,即由数据处理向信息处理的飞跃,由信息处理向知识处理的飞跃。在办公管理系统的发展中,使用办公管理系统的人员范围逐步扩大,由企业行政人员扩展到企业的管理层,再扩展到企业的全体员工。另外,在运作机制上,也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理,再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件,到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。

  实现办公管理的前提是建立企业的内联网和系统平台,能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理,另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑,能够全面、完善的实现知识管理。内联网建立以后,知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效,信息就能得到越来越多和越好的共享。

  平台搭建起来后,可以把各部门的主要工作都搬到内部网络上来,当然不能简单地用计算机代替手工,通过信息化来逐步完善自己的管理。在实施过程中,首先要建立起邮件系统、公共信息系统,然后逐步深入,扩大实施范围。让员工在使用过程中体会到利用办公自动化系统进行知识管理的动力和乐趣,这样有利于整体系统的进行。

  选择办公管理系统作为突破口的情况主要针对于那些硬件设施比较完善,办公系统已初步建立,通过深入发挥其功能,促进企业的知识管理和办公管理水平。办公管理系统的实施一般都能成功,通过这种示范作用,让员工了解信息化的意义,共同关心信息化进程。

  从最基本的财务管理系统开始

  财务软件在我国的发展较早,现在大多完成了从“核算型”向“管理型”的发展,目前,我国财务管理信息化事业正处于大规模开发和运用“管理型”财务软件的阶段。所以在中小企业推广财务管理系统基本没有风险,因为我们的财务体系比较固定,软件系统已经非常成熟。

  但在在实施之前要注意选择合适的财务软件提供商。特别是要考虑提供商的服务能力,有的提供商提供的系统很先进,但服务跟不上也会影响系统的实施成功,特别是在应用过程中会打击使用人员的积极性。有的提供商的服务是免费的,但大多数服务是要收一定费用的,你要合计合计,当然收费是合理的。还是考虑提供商的技术水平。这从一些侧面可以获得,例如看技术人员的能力可以通过看技术的学历与待遇,看技术平台可以看提供商的一些报告和介绍,还可以看外界对该提供商的评论。另外也要考虑其发展前景,我们不能寻找一家小公司,或许明天它就倒闭了那您企业就麻烦了。

  这种方式适合那些运作还不规范,急需各项管理正规化的企业,因为管理上要变动的太多,财务管理也起到先行带动的作用。

  在中小企业实施信息化建设要主要的几个问题:

  作为中小企业,能够投入信息化建设的资金肯定不会太多,不可能象巨头一样烧钱,更不能象国有企业一样购进大量信息化设备后闲置。作为企业首先要考虑的是少花钱、多办事。找出最需要信息化的地方进行重点投资,也就是寻找能够明显解决问题或能够大幅度提高工作效率的切入点。正所谓:好钢用在刀刃上。在设备和软件的选择上遵循好用、够用、实用的原则。比如说:后台数据库,作为中小企业就没有必要考虑什么DB2、或ORACLE。在考虑成本时绝对不能忽视人力成本和维护成本。

  另外中小企业信息化过程中要让领导层对信息化给予正确理解和足够重视,信息化不是赶潮流,更不是一个门面,而是企业管理的一个有效的工具。在实施过程中要提高员工的素质,加强基础培训,让所有人员都参与信息化建设。

  对于中小企业,实施信息管理的关键在于提高效率和效益,但限于企业规模,要仔细考虑如何迈出第一步,不能随意选择一个小软件提供商就开始信息化工程。每个企业都有自己的特点,根据企业的性质和产品的类别,决定寻找适合自己的突破口,企业信息化的道路并不平坦,但良好的开端对于全面信息化起着关键作用,所以选择突破口十分重要。

  

2002年12月17日15:20

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