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本报记者程悠悠发自上海
“GE早在30年前就开始尝试共享服务。”通用电气公司（下称“GE”）亚太全球业务服务总经理吉利安（Ja－yarajan）告诉《第一财经日报》记者。
但在亚洲，它还是个新兴事物。“GE在中国推出共享服务不过才一年半。据我所知，目前在中国只有GE和霍尼威尔两家有这样的职能部门。”吉利安说。
共享服务为GE节约了很多成本，而吉利安认为有效控制企业运营是其最关键的作用。为什么要共享服务？
埃森哲公司（Accenture）财务与运营管理部合伙人克里斯·鲁特莱（ChrisRutledge）指出，降低成本的两个主要途径是减少文职员工人和管理层。“整合过的共享服务平台消灭了企业部门的重复建设，并使办公程序做到最简化。”他表示。
埃森哲的一份统计资料显示，共享服务能够降低55%的会计成本，45%的报销成本、35%的工资制作成本，以及35%的PP&E和资金预算成本等等。
这些数字中除了包括减少的劳动力成本，还包括技术服务部门的基础设施建设，以及各种各样的企业管理费用（文件处理等）。
建立一个共享服务平台的最大好处是节约成本，但这并不是GE的最终目的。“GE希望通过共享服务来建立一个正确的基础架构，有效控制企业经营。”吉利安说。
吉利安给记者举了个例子：GE员工在出差前都会收到GE全球共享服务中心（GBS）的一张信用卡，员工可以在出差期间用这张信用卡消费结算，消费明细第二天就会出现在GBS的信息系统上，GBS在一定时间内统一与银行结算。这样公司不仅可以掌握准确及时的财务数据，还能减少烦冗的申领经费和报销程序，精简组织结构，提高效率。
由于整个公司的组织、技术和流程的改变，共享服务已不再是简单的业务集中，而是把那些支持部门重新定位成服务供应商。随着ERP系统的普及和网络科技的发展，共享服务能够远程提供一系列及时有效的客户服务项目。
“共享服务建立了一个标准化的服务体系。”吉利安说。共享服务模式可以加速电子申请等新技术的推广采用。GBS会把GE的所有空缺职位统计后公布在网上，申请者填写的电子申请表会统一传送到GBS的人力资源部门，通过统一的审核与测试，GBS再把最终的合适人选推荐给具体职务空缺部门作最后决定，既减少了招聘程序，又精简了人力资源部门规模，同时也建立了标准化的企业员工管理。
“GE不同业务部门可以在人力资源、财务税收、信息系统、物流管理、客户服务和法律事物等领域进行服务共享。”吉利安说。
鲁特莱也指出，如果一个共享服务中心同时还提供一些税收、环境健康以及安全审计等方面的服务，会使企业节约更多成本。共享服务的挑战
一些公司对外开放自己的共享服务平台，这样又创造了额外的利润。GE的全球共享服务公司GECIS的60%股份已经出售给美国的两个私人证券公司。“为什么要出售？一开始它是个成本比较大的项目，但我们还是最终通过它建立起一个有效的业务模式。”吉利安解释说，“我们意识到这些成本不需要完全在公司内部消化，所以我们出售了大部分的股权。我们需要它的服务，但这并不意味着我们需要全权拥有它。我们有更重要的业务需要关注。”确实，共享服务能够让企业更专注于自己的核心业务。
并不是所有的公司都能建立共享服务平台。“在我看来，只要一个公司拥有多重业务，并且每个业务单位都需要建立各自的财政体系，那它就适合推行共享服务系统。当你只需要拥有一个的时候你为什么要重复建设呢？”吉利安问道。
鲁特莱认为在决定是否执行共享服务策略前，企业需要思考这几个问题：企业经营评估标准是什么？企业文化能有多大的改变？哪些事物不能集中化管理？
埃森哲公司的一份研究报告列举以下企业适合建立共享服务平台：那些跨区域经营并有各自独立的服务部门；拥有多个业务领域并有各自独立的服务部门；在高成本区域的雇员多于低成本地区雇员；财务交易繁多；管理人员对普通职员的比例偏高；希望通过并购、合资来成长等等。
纵观共享服务在全球的发展状况，由于技术、语言、文化和法规等都比较统一，北美地区的共享服务推广起来更容易一些。而在亚太地区，共享服务的成本节约不是很明显，因为该地区劳动力和基础设施的成本已经很低。它的价值更多体现在服务水平的提高，以及高效率的服务模式为企业决策提供更多信息。“GE希望通过GBS更好地控制其在中国的发展。”吉利安说。
他举例说，“当我们进入中国的时候，我们必须了解中国本土的一些法规和潜规则，尽管目前这些潜规则还没带来太多的挑战。但我想这也是共享服务的一个优势，因为我们只需要一个小组去学习这些规则，然后GE所有的业务部门就都能清楚了解。”
由于是跨区域管理，共享服务需要得到企业最高层的财务资助——首席财务长官通常是共享服务中心的监管人。另外，“集中化的经营管理往往容易造成垄断局面。为了避免部门间的误会和矛盾，企业还必须为此制订一套完备的沟通计划。”吉利安指出，在共享服务筹划初期，沟通就应当无处不在。通过提供及时准确的开支信息和成本清算等，共享服务部门能让其他们业务部门消除疑虑和抵抗心理，从而使整个企业迈向更大成功。
另外，一个共享服务平台里会有多个项目平行进行，而这些项目很有可能需要占用同样的资源，决策可能会相互矛盾，为了避免纠纷，共享服务需要建立跨项目管理小组，专门负责项目协调与跨项目决策。
“共享服务的规模需要达到一定程度才能突显其优势。”鲁特莱说。GE的GECIS在全球有1.8万名雇员。吉利安也表示，“随着GE在中国业务的迅速扩展，GBS的队伍也越来越大。但我们还存在着人才的缺口，GBS一直在招兵买马。”
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“共享服务”这个概念最早是由一些富于开拓性的美国公司提出。它们建立一个综合部门来处理各分公司的财务、人事、税收等服务性事务。
传统企业一般会在其分公司、工厂以及销售点设立独立的服务部门，提供各自的财务报销、员工工资分发、以及技术支持等服务。但就整个企业而言，这样“各自为政”的结构造成了严重的重复建设。
在欧美共享服务已经成为成熟的商业模式。
（ 责任编辑：孙可嘉 ）
