本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整,没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

    为加强上市公司监管,促进上市公司规范动作,保护投资者的合法权益,根据中国证监会《上市公司检查办法》,中国证监会厦门监管局于2005 年11 月21日至25 日对本公司进行了巡回检查,并于2005 年12 月22 日对本公司下发了限期整改通知书(厦证监发[2005]234 号,以下简称“通知”)。接到通知后,我司予以高度重视并向公司董事、监事及高级管理人员进行了通报,并以专题会议的形式就整改意见逐条进行分析研究。我司认为,厦门监管局的巡检,对于进一步提高公司法规意识,规范公司运作将起到重要的推动作用。针对通知中提出的问题,公司提出了整改方案及具体落实措施。现将整改情况报告如下：

    一、公司治理方面

    (一)通知指出公司“三会”运作不规范。

    1、股东大会方面的记录、授权委托不规范,资料不完整：

    整改措施：根据《公司法》、《公司章程》的规定,自2006年起,对股东大会的记录做到签字完整；如出席会议股东单位代表为非法定代表人,应由出席人提交法定代表人的授权委托书,不以持股凭证代替；在以后召开的股东大会到会股东或代理人签名册中增设“住所地址”。

    (二)通知书指出,个别董事会运作不规范,会议记录不全、董事签名不全。

    整改措施：此问题由于工作不严谨所致。公司董事会将以此为整改为契机,对公司规范运作的重要性进一步提高认识,继续完善相关制度和措施,严格按照法律法规及《董事会议事规则》规范运作。

    ①会议通知按《公司章程》规定及时发出；

    ②使用自制标准的会议记录格式,采用技术手段,拟以全程录音等方式保证会议记录的完整性,如出席董事不能现场在记录上签字,必须于下次会议召开时补签。

    ③董事授权委托问题。董事会拟向董事明确不得以口头、电话形式代替书面形式委托其他董事代行权力,防止不规范情况发生,同时建议监事会授权委托也应予注意相同的问题。若董事、监事未有书面委托,即视为缺席。

    ④董事会决定于2006年起,董事会会议文件由三部分组成：一是会议材料；二是会议记录；三是会议决议。凡会议须根据记录形成决议,取消会议纪要。被检查年度的会议纪要另外编制决议加以完善。

    ⑤ 公司《董事会议事规则》第八章第二十四条规定“本议事规则与《公司章程》如规定不一致的,以《公司章程》的规定为准”,因此公司将按《章程》对《议事规则》的错误条款进行更正。

    ⑥ 董事会下设的委员会工作条例作相应的修改,拟将“委员会每年至少召开两次会议”改为“委员会在需要时可以随时召开相关会议”。委员会在今后开展工作中,将由一名出席人员担任记录,并和其他出席人员在记录上签字,记录文本交董事会秘书存档,从而确保委员会运作的规范性。

    (三)监事会运作不规范。

    ①2006年起,召开监事会时,应独立发出监事会会议通知,不再与董事会合用一份通知。通知时间、送达时间等严格按《公司章程》规定执行。

    ②参照董事会会议记录的整改办法,对监事会会议存在的记录不全、无记录等不规范的做法进行纠正,并从思想上彻底改变监事会是陪衬的消极态度,切实按照《上市公司治理准则》的要求发挥监事会的作用。

    二、财务会计帐务不规范。

    (一)财务会计账务处理不规范。

    1、补贴收入科目的入帐缺乏依据。

    2004年1月,我司控股子公司夏新移动通讯有限公司(以下简称“夏新移动”)从厦门市政府地方机关获批新品研发补贴,夏新移动公司立即启动研发项目。在规定的研发期限内,夏新移动公司对项目投入的研发经费在前,而拨付的项目专项经费在后,夏新移动公司直接将该笔提前列支的专项经费计入补贴收入而未通过专项应付款科目核算。目前夏新移动公司已按整改通知的要求做了相应的财务调整。今后我司将要求厦门夏新移动公司按会计准则的规范处理类似的会计业务。

    2、收入与成本的确认不符合会计核算的配比原则。

    因受到当时客观条件的限制,GSM2561研发项目的成本无法准确核算,夏新移动只能根据相关资料将可直接归结到该项目成本的28.97万元,从“管理费用-科研开发费”科目里调出计入“主营业务成本-技贸成本”科目中。目前,我司已启动项目管理系统(PDMS)以完善技术产品销售的成本核算,确保今后会计核算的准确性。

    3、调整事项的账务处理不规范。

    我司控股子公司“夏新移动”在2004年元月实际发放年终奖后,对2003年年底预提的年终奖金额进行了一定的调整,直接调减了2004年度的费用而非调整年初数。目前夏新移动公司已按整改通知的要求做了相应的财务调整。今后我司将要求夏新移动的会计人员严格按照会计制度做账。

    4、退货处理的会计核算不规范。

    我司控股子公司厦门夏新工程塑胶有限公司2004年末“产成品-发出产品”科目余额为-119,359.46元。其原因是：2004年有部分物料销售给厦门夏新移动通讯有限公司后因质量问题退回,应开具销项负数发票,但在2004年底未开具退货证明故未能及时处理。正确做法应记入“应付账款－暂估”科目的贷方,但当时主办会计未记入该科目,而是直接记入“产成品-发出产品”科目的贷方,待手续办理完整开具负数发票后,再冲减主营业务成本。为此我司要求厦门夏新工程塑胶有限公司的会计人员今后严格按照会计制度做账。

    5、专项应付款科目核算不规范。

    对于我司收到的30万元的补助资金,由于是用于硬盘录像机出口开发项目,故先记入“专项应付款-硬盘录像机出口开发”科目,待使用时冲销该科目,并再根据资金的不同用途记入不同的对方科目：如果是用于各项费用的开支,则直接进入当期损益；如果是用于购置固定资产,则对方科目为“资本公积”。由于这30万元的补助资金我司都是用于各项费用的开支,并未用于购入资产,因此该笔资金最终都进入了当期损益,未计入“资本公积”科目。目前我司已按整改通知的要求做了相应的财务调整,今后定将严格按照相关文件的规定核算专项应付款。

    (二)公司低值易耗品的管理不规范。

    我司对低值易耗品的管理情况具体如下：

    对于低值易耗品的核销,若是大额的低值易耗品则要求使用部门必须在需要报废时立即前来财务部门核销；但对于价值比较低的低值易耗品,比如工具等,则允许使用部门一个季度申请报废一次。在低值易耗品的报废核销过程中,由于种种原因,存在不及时的现象。今后我司将加强低值易耗品方面的管理工作。

    (三)存在费用跨期入帐现象。

    公司下属销售分公司广告费是由夏新总部财务收到由销售本部审核的销售分公司广告费发票后在付款月份入帐,分公司管理部一般都是在广告发布合同签署时就要求对方开具发票,以方便请款。但是,广告需要策划文案、制作菲林、寻找合适的发布载体后之才能发布,导致从发票开具到广告实际发布有1-2个月间隔,同时,销售分公司广告费的业务流程比较长,而且公司总部对于广告投放程序管理严格,所以分公司广告费实际入帐时间一般都会比发票时间滞后3-5个月。

    经核实夏新电子股份有限公司03年分公司广告费进入04年费用的金额为3384万元,04年分公司广告费进入05年费用的金额为：2686万元,如果调整的话需要追溯多年,但对本期损益影响不大。

    我司已关注到分公司广告费跨期入账的问题,今年已经开始着手简化流程,要求分公司在签订合同收到发票后督促广告公司立即完成合同项目,加快单证传递速度,提高审核效率,将跨年的广告发布减少到最小金额。

    (四)存货结转成本的核算不规范。

    由于我司控股子公司夏新工程塑胶公司存货还未能采用ERP后勤模块进行核算,目前仍采用手工核算,期末并不能自动计算并结转主营业务成本,需手工计算结转,而且产成品明细科目较多(近3000种),因此在结转成本时就容易发生由于计算公式未设置好而导致的错误。2004年12月期末在结转手机产品主营业务成本时由于计算公式未设置好而导致部分手机产品的单位成本与实际不符,导致主营业务成本比实际多出3,274,506.50元。由于相关会计人员的疏忽并未及时发现,在年度审计中对12月主营业务成本重新进行审查核算时发现计算确实有误并予以调整。对于该问题,我公司已经对相关经办会计提出了批评,今后我们将加强对其会计业务的培训,同时加强内部稽核,杜绝此种问题再发生。

    除上述整改措施外,我司今后将加强对财务人员,特别是子公司财务人员的业务培训,提高其业务素养,并要求所有财务人员必须严格按相关规定做账,同时积极借助各类现代化的管理核算软件(比如项目管理系统PDMS等),以确保账务核算(特别是成本核算)的准确性。对于财务管理不规范的问题,我司今后将努力完善各项财务管理制度,优化流程,提高效率,加强内部稽核,防止类似问题再次出现。

    夏新电子股份有限公司

    董 事 会

    2006年3月3日